ホテル運営には、サービスも重要ですが、客室のアメニティや運営に必要な消耗品、物販などの物の管理も重要です。カンデオホテルズには、ホテル運営に欠かせない発注や納品の全社管理をする受発注チームがあります。
今回は、受発注チームで活躍する、受発注チーム取締役の中村さんと受発注技能責任者の坂本さんに、受発注の業務内容や仕事のやりがい、今後の展望などについて語ってもらいました。
PROFILE
中村 礼
2014年12月に、新規店舗のオープニングメンバーとしてカンデオに入社。2024年3月までは店舗での勤務をメインとし、フロント業務や店舗責任者、エリアマネージャーなどを担当。2024年4月より、受発注チームの取締役として本部勤務となった。
坂本 楓
2018年4月に入社。入社してから3ヶ月ほどで配属店舗の受発注担当となり、現在に至るまで長年受発注業務に携わる。2023年11月に新店舗開業サポートメンバーとなった際に、本部のメンバーから声をかけられ、受発注技能責任者に着任。現在は、店舗での業務と本部の業務を兼任しながら受発注技能責任者として活躍している。
「先を見通す力」が必要な受発注業務
――まずは、受発注担当の仕事内容について教えてください。
坂本：
受発注は、ホテル運営に必要な物の発注、納品、棚卸しを管理する業務です。ホテル運営で必要となる物には、例えば普段使用するペンや紙などの消耗品、客室のアメニティや物販商品などがあります。
私はカンデオホテルズに入社する前にカフェで勤務をしていて、発注自体は経験がありました。ホテルは24時間稼働しており、規模が大きいので、担当し始めた頃は、何が何だか分からないといった状況でしたね（笑）。
ホテルの場合、納品物の数量が多いため、納品対応にも時間がかかりますし、納品物を置いておくスペースも考えなければならず、先を見通す力が必要な業務です。
また、受発注のコスト管理も大切な業務の一つです。運営に間に合わせるために日々納品や発注を管理しているので、コスト管理にも意識を向けられるようになるまでには時間がかかりました。
中村：
坂本さんが言ったように、私も受発注業務には、先を見通す力が重要な業務だと思います。
ホテルには、多くのお客様がいらっしゃる高稼働の時期があるため、稼働状況なども考慮して発注数を管理しなければなりません。
受発注業務を担当し始めた頃は、先を見通す力がなかったため、必要な物が足りないというピンチな状況に陥ったこともありました。ただ、失敗も成長するために必要な経験です。
そうした時には、近くの店舗から物を移動したり、業者の方にイレギュラーな配送をお願いしたりとその時々でベストな方法を模索して乗り越えてきました。
受発注業務に向いている人は、発注したらそれで終わりではなく、発注物の数量や容量、保管場所などを把握して管理できる人だと感じています。
――中村さんと坂本さんは現在、本部の受発注業務を行なっていると聞いています。店舗の受発注業務と異なる点はありますか。
中村：
店舗の受発注業務と違う点は、本部の場合、全社の動きを見て受発注の管理をしなければならない点です。また、物を購入する際の申請周りの取りまとめなどもします。
私が本部での受発注業務をし始めて感じたことは、店舗からの問い合わせがこんなにも多いんだということです。「この部品だけが欲しい」「このデータを変えたい」など、店舗パートナーから日々たくさんの問い合わせをもらいます。
私も店舗での受発注業務を経験していてみなさんの気持ちが分かるんです。それもあって、なるべく早めに対応しようという気持ちで日々業務にあたっています。
また、6月からの新年度が始まるタイミングで、受発注に関わるシステムや仕組みの変更があるんです。変更に向け、現在は新システムの導入に関わる仕組みを整えています。
まずは、新規開業店舗でトライアルとして新システムを取り入れ、9月から全社的に新システムに切り替えていくという流れです。全社でのシステム切り替えに向け、導入店舗で出てきた課題をクリアしてより良いシステムにしていく作業をしています。
新システムの導入により、消耗品だけではなく物販の在庫管理や棚卸しが効率的にできるようになる予定です。
店舗パートナーと近い距離感でサポートする受発注チーム
――この仕事をやっていてよかった！と思う瞬間や、やりがいを感じる瞬間はどのような時ですか？
坂本：
私は、特に物販の棚卸しに面白さを感じています。消耗品の受発注は、例えば歯ブラシにしても全てのお客様が必ずホテルの物を使うわけではないため、客数と発注数については1対1では考えられません。
一方で物販の場合は、1個商品が売れたら1個発注するというシステムなので、管理することが楽しいと感じるようになりました。
現在は全店舗の物販状況を見ています。店舗によって販売数量や売れる物が異なるので、そうした違いの原因を考えるのも楽しいんです。
入社してすぐの頃に受発注業務を担当した頃は、業務の楽しさがいまいち分かりませんでしたが、だんだん数値が異なる原因を一つひとつ紐解いていくことに面白さを感じるようになったんです。
私は楽しいという気持ちでいますが、それは私がこの業務に向いているだけで、みんながそう感じるわけではないようです。周囲から受発注の業務に関して褒められることも多くなってきて、現在、受発注技能責任者を担当することになりました。
中村：
私は大雑把な性格で、受発注の業務に向いているかどうかというと、100%そうとは言えないかもしれません（笑）。
受発注は店舗パートナーが困っていることを改善する、店舗との関わりが深い業務なので、そこにやりがいを感じています。私自身、店舗での経験が長く、これまでの経験を活かして現在の店舗パートナーのサポートをできていることが嬉しいです。
また受発注チームでは、私が何か業務改善に取り組もうとすると、必ずサポートしてくれるメンバーがいることに心強さを感じていますし、ありがたいですね。それぞれの強みを発揮しながら業務できているところにも楽しさを感じています。
坂本：
私が、現場で働いていた時も、何かあった時に必ずサポートをしてくれるのが受発注チームでした。受発注技能責任者というポジションはこれまで社内にはなくて、私が初めての役割となります。これまでは各店舗がそれぞれ地道に数を合わせていたのですが、受発注技能責任者として、今後はより店舗同士で助け合えるような仕組みが作れたらいいなと思っています。
難易度の高い新店舗開業時の受発注業務
――反対に、仕事で大変だったこと、苦難を乗り越えたエピソードを教えてください。
坂本：
受発注の状況は毎日動いていくものなので、自分がいない時に何かが起きて、それに関して引き継ぎが甘い時は、大変だなと感じます。
そうした状況を防ぐためにも、日々の店舗パートナーとのコミュニケーションが重要です。これまでも長期休みの前に発注し忘れてしまい、ピンチに陥ったことも多々ありましたが、普段からコミュニケーションがしっかりと取れていれば、パートナー同士サポートしあって乗り越えられます。
中村：
私も、発注し忘れはよく経験してきましたね。別の話で言うと、開業準備の受発注は大変だと感じます。
店舗のメンバーとしては、何度かこれまでも新店舗の開業を経験してきましたが、今回本部の受発注担当として開業をサポートするのは初めてだったので、さまざまな壁にぶつかりました。
例えば、開業の際は納品する物の量が多すぎるため、さまざまな納品が重なり、全てのトラックがホテルの敷地内に駐車できないのでは？ということもあったんです。都心にあるタワー型のホテルなどは特に納品対応が難しかったです。
これまでは、開業前の研修などを通して「人」のサポートをしてきましたが、今回受発注を担当してみて、「物」をしっかりと準備しなければお客様をお迎えできないんだなということを改めて実感しましたね。
今度は実際に開業店舗に行って搬入の手伝いをする機会があるので、配置や棚卸しがしやすい状況に整えるサポートをしてきます。
カンデオホテルズは一人ひとりの個性を尊重してもらえる環境
――受発注業務も含め、カンデオで仕事をする際に意識していることを教えてください。坂本：
解決策を事前にしっかりと考えておくことを意識して仕事をしています。ホテルでは、イレギュラーなことも多々起こります。私は心配性な性格で、想定外のことも全て想定しておきいたいみたいなタイプなんです（笑）。
そこまで準備できていると「あ、このパターンの時はこう対応すればいいんだな」と少し余裕を持って動けます。
何かあった時にすぐ参照できるように、自分のためにまとめた情報をお守りのような感じで持っています。そうした情報を他のパートナーに共有して「ありがとう、助かった」と言ってもらえることにも嬉しさを感じましたね。
また、他のパートナーにやり方を伝える機会も多かったことから、「この状況の時はこう対応する」ということが、すぐに見て分かる引き継ぎの仕方や伝え方を意識するようになりました。
中村：
周囲で困っているパートナーがいれば、すぐに助けられるよう心がけています。逆に私も困っていることがある時には、1人で抱えずに、周りに助けてもらっているので、恩返しの気持ちも込めてすぐにサポートできる体制を整えています。
カンデオホテルズはさまざまなことに挑戦させてもらえる会社です。そういった意味では、思いもよらない抜擢をされることがあります。今回、私が受発注チームの取締役になったのも、みんな意外だったはずです（笑）。そうした環境で全力で動ける楽しさがあるんですよね。
私自身も、やりたいことがあるパートナーがいれば業務を任せて、得意そうな子がいれば声をかけ、みんなでそれぞれのやりがいを見つけながら楽しく働ける環境が作れたらと思っています。
今回坂本さんが新しく担当することになった「受発注技能責任者」のポジションも以前はありませんでした。台本を当て書きするみたいに、坂本さんの能力や働き方に合わせてできたポジションです。
既存の役職やポジションに人をあてはめるのではなく、その人に合った仕事を任せてもらえるというカンデオホテルズの風潮は面白いですよ。肩書としては同じ立場の人でも、全く異なる業務をしている…なんてことも多々あります。
上下の序列のない対等な関係の中で生まれる温かいコミュニケーション
中村：
カンデオホテルズは、経験値や年齢など関係なく、1年目からさまざまなことに挑戦できます。そうした環境の中で、自分に向いている仕事を見つけ、それに集中できる点が魅力です。
序列自体がない会社なので、私が取締役という役職についていることもあまり知られていないと思います（笑）。
坂本：
そうですね。私も今、「あ、そういえば中村さん取締役だった！」と思い出したところでした（笑）。
中村さんは、私が所属している店舗の店舗責任者やエリアマネージャーをしていて、すごく近い存在なんです。中村さんだけでなく、みんなコミュニケーションが取りやすい方ばかりで、困った時に頼りにさせてもらっています。
受発注チームのパートナーに、業務内であった嬉しかったことを報告すると、みんな喜んでくれるんですよ。「人がいいってこういうことだな」と実感しています。
中村さんに久しぶりに会った時にも「棚卸し一発OKでした！」みたいな感じで、よく嬉しかったことを報告してしまいます（笑）。
中村：
そうですね！私も報告を受けると一緒に嬉しい気持ちになります。
カンデオホテルズは、本部と店舗が完全に分かれているわけではなく、お互いに顔が分かっている状態で話せる環境です。
そのため、一人ひとりの業務で良かった点があれば把握していて、「この間はこんなこと頑張ってたね」「これすごく良かったよ」などと積極的に連絡しています。
一人ひとりが輝く場所を見つけられる
――お二人が「こんな人と働きたい」と感じるのはどのような方ですか。坂本：
自分がやっている業務に少しでも楽しさを見出せる人と働きたいです。
全パートナーが感じていることではあると思いますが、私は入社した当初、「フロントの業務で、こんなこともするのか！」と驚いた記憶があります。
ホテルのフロント業務では、お客様の対応だけではなく、トイレの詰まりを直しに行くなど間口の広い業務からスタートします。その中から自分が得意で楽しくできることを突き詰めていけるような流れなので、自分が感じる「楽しい」を見つけられる人がカンデオホテルズで働くのに向いているんじゃないかなと思います。
中村：
私は「これをやってみたい」などの目標を持っている人がカンデオホテルズで楽しく働けると思います。
ただ、自分の持っている目標を口に出すか出さないかは、そこまで関係ないと感じているんです。たとえ周囲に公言していなくても、頑張って働いていることが他のパートナーには伝わります。
そうすると、周りのパートナーから「これが向いてるんじゃない？」とか「あなたは〇〇がすごく得意だよね。ありがとう！」と言ってもらえる環境がカンデオホテルズにはあります。
坂本：
私がまさにそのパターンでしたね。受発注の業務をやっていきたいとは、周囲に言ってませんでしたが、業務をする姿を見て声をかけてもらいました。
中村：
カンデオホテルズは、自分から主張をするタイプの方だけでなく、どちらかというと大人しくて控えめなパートナーにもしっかりと光が当たる会社です。「カンデオホテルズでこれをやってみたい」などの目標を持っている方に入っていただけたら嬉しいです。
受発注を通して全パートナーの役に立ちたい
――今後の目標を教えてください。坂本：
先ほど中村さんが言った通り、受発注技能責任者のポジションは新しくできたばかりなので、今は自分に何ができるか模索中の段階です。
現段階では、全店舗の受発注の担当者が、負担を感じず、少しでも楽しく業務に当たれるような手助けがしていきたいです。また、何か目標が達成できた時には、みんなで一緒に喜んでいけるチームにしたいですね。
中村：
カンデオホテルズは多種多様な人が働いている会社なので、受発注チームに関わらず、パートナーみんなが自分のやりたいことや強みを見つけて、それぞれに輝ける環境作りができたらと思っています。
受発注業務に関しては、今後もしっかり管理体制を整えていきたいです。受発注業務はホテルの裏側の業務にはなりますが、サービスにも関わってきますし、お客様の満足度にもつながります。
受発注の管理体制がきちんと整えば、店舗で働くパートナーもより働きやすくなるので、本部の受発注業務を通してパートナー全員の役に立てたら嬉しいです。
